3月と4月の繁忙期、2023年は両月25日ずつ仕事が入ってると以前書きました。すると「25日なんて入れ過ぎでは？」というご質問を頂きました。確かにツアー後には精算作業があるし、次のツアーの準備日も必要なので25日間は多いですね。
でも25日も引き受けたのにはちゃんと理由があります。
ツアーキャンセルを見越して多めに入れる
今までの経験からツアーキャンセルは結構あります。
理由は様々で、お客様ご本人やご家族の健康上の理由で来日を取りやめるとか、ドタキャンの場合は健康上や御不幸など一身上の理由が多いですね。
出発の空港でパスポートが入ったカバンを盗まれた、というのもありました。つまり出発できないので来日もありません。パスポートを取るのに数日かかるしお金も無くなってしまったのでツアーはキャンセルになりました。
今月実際にキャンセルされたツアー
私はこの3月に25日間仕事が入ってましたが、実際には１本のツアーキャンセルがあり、稼働は1８日間となりました。1８日間は肉体的と精神的に理想的な日数です。しかし最初から1８日しか入れてなかった所にキャンセルが出たら稼働日はもっと少なくなります。
今回のキャンセルは７日間の個人のお客様のツアーで、日本側のエージェントの確認が遅れたせいでドタキャンとなりました。なのでガイドにはキャンセル料が支払われるそうです。
そのエージェントは小さな会社で、たくさんのツアーに埋もれて確認が遅れてしまった、とのことです。私が「3月○日からのツアーの打ち合わせを近々お電話でお願いします」とメールしたところエージェントが「えっ？」という感じで急いで確認してみると、なんと支払いがなく、お客様がキャンセルされていた、ということです。
それが判明したのがツアーの5日前。そのエージェントは謝罪してきました。
「繁忙期に貴重な予定を7日間も押えておいて、本当に申し訳ない。今更他の仕事は見つかりませんよね。キャンセル代はお支払いします」との事でした。
そのエージェントは小さな会社で、心のこもった手作り感のあるツアーが魅力でした。普段から私を優先してお仕事をくれたり、とても感じよく接してくれる会社なのです。なので責めるのはやめました。
第一、桜の季節の繁忙期は3月の下旬以降であり、キャンセルになったツアーのせいで他の仕事を蹴ったわけでもありません。3 月の中旬は私としては休息にあててもいいかな、と思いました。
ドタキャンになった裏事情はどうやら…
エージェントのミスを、あたかも鬼の首を取ったかのように責めるガイドさんもいるのですが、長年この仕事をしてると私たちガイドもミスをするんですよね。一度も失敗してない人なんていないと思います。そんな時にガイドを責めずに、笑い飛ばしてくれたエージェントさんもいます。もちろん大事に至らなかった場合ですが、心の広さに私は救われました。
今回のキャンセルは私の思うところ、お客様の本国の手配会社が、日本のランドオペレーターでより安い所を見つけ、私をアサインした会社がまだキャンセル可能な時期だったため「安い方に乗り換えた」ということでしょう。よくあります。1社を仮押さえしながら他社からも見積もりを取り寄せるのです。もっと安い所が見つかりそちらに乗り換えたということでしょう。
私をアサインした会社は繁忙期の手配に追われ、うっかり忘れてしまったということですね。
キャンセルのデッドラインはいつ？
キャンセルは仕方ないのはわかりました。ならガイドにとって、いつまでにキャンセルを知らせてほしいのでしょうか？できれば2か月前には、最低でもツアーの1か月半前には催行か不催行化を知りたいものです。
今回は個人のお客様でした。団体の場合は出発の1か月半前にはお客様の申し込みは来てるはずですね。なのでその時点で集客ゼロならもうガイドを「トケ（解く＝予約をリリースすること)」して欲しいです。正直言うと1か月半前でももう遅いのです。そこから他の仕事が入ってくる可能性は少ないのですから。できれば2か月前にはトケしてほしいものです。
キャンセルされた後もう他のツアーが入らない場合もあり、
「忙しい月のはずが暇になってしまった」なんて話もよく聞きます。
なので忙しい月に頑張って多くの仕事をこなす理由はそれもあるんですね。
働けるうちに働いておく、暇な時期は自分の学習や充電に充てる。
まとまって旅行できるのも会社員にはないフリーランスの醍醐味ですね。
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